Rechnungsvorlage – Kostenlos als PDF & Word (2026)
Erstellen Sie eine professionelle Rechnung mit allen Pflichtangaben nach § 14 UStG. Geeignet für Kleinunternehmer, Freiberufler und Unternehmen. MwSt. wird automatisch berechnet – kostenlos als PDF oder Word herunterladen.
Rechnung richtig erstellen – Pflichtangaben nach § 14 UStG
Eine ordnungsgemäße Rechnung ist die Grundlage jeder Geschäftsbeziehung. Nach § 14 UStG müssen Rechnungen bestimmte Pflichtangaben enthalten, damit der Empfänger den Vorsteuerabzug geltend machen kann. Fehlende Angaben können zu Nachzahlungen und Bußgeldern führen.
Alle Pflichtangaben einer Rechnung (§ 14 Abs. 4 UStG)
| Pflichtangabe | Rechtsgrundlage | Beispiel |
|---|---|---|
| Name & Anschrift Leistender | § 14 Abs. 4 Nr. 1 | Muster GmbH, Hauptstr. 1, 10115 Berlin |
| Name & Anschrift Empfänger | § 14 Abs. 4 Nr. 1 | Kunde AG, Marktplatz 5, 80331 München |
| Steuernr. / USt-IdNr. | § 14 Abs. 4 Nr. 2 | DE123456789 |
| Rechnungsdatum | § 14 Abs. 4 Nr. 3 | 25.02.2026 |
| Fortlaufende Rechnungsnr. | § 14 Abs. 4 Nr. 4 | RE-2026-001 |
| Leistungsbeschreibung | § 14 Abs. 4 Nr. 5 | Webdesign, 10 Std. à 80 € |
| Leistungszeitpunkt | § 14 Abs. 4 Nr. 6 | Februar 2026 |
| Nettobetrag | § 14 Abs. 4 Nr. 7 | 800,00 € |
| Steuersatz & Steuerbetrag | § 14 Abs. 4 Nr. 8 | 19% MwSt. = 152,00 € |
Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG
Kleinunternehmer sind von der Umsatzsteuer befreit, wenn ihr Vorjahresumsatz unter 25.000 € lag und im laufenden Jahr voraussichtlich 100.000 € nicht übersteigt. Auf der Rechnung muss der Hinweis stehen: "Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet." Es darf keine MwSt. ausgewiesen werden, der Empfänger kann keinen Vorsteuerabzug geltend machen.
⚠️ Häufige Fehler bei Rechnungen
- Fehlende Rechnungsnummer → Kein Vorsteuerabzug möglich
- Falsche MwSt.-Berechnung → Nachzahlung ans Finanzamt
- Kein Leistungsdatum → Rechnung formal ungültig
- Kleinunternehmer weist MwSt. aus → Muss sie ans Finanzamt abführen!
- Rechnungsdatum fehlt → Kein gültiger Beleg
Rechnungsvorlage für verschiedene Berufsgruppen
Unser Generator eignet sich für alle Berufsgruppen: Freiberufler (Designer, Berater, Programmierer), Handwerker, Online-Händler, Dienstleister und Kleinunternehmer. Wählen Sie einfach den passenden Rechnungstyp aus und alle relevanten Felder werden automatisch angepasst.
💡 Tipp: Rechnungen 10 Jahre aufbewahren
Nach § 14b UStG und § 147 AO müssen Rechnungen mindestens 10 Jahre aufbewahrt werden – sowohl vom Aussteller als auch vom Empfänger. Elektronische Rechnungen müssen im Originalformat gespeichert bleiben. Ab 2025 wird die E-Rechnung im B2B-Bereich stufenweise verpflichtend.
Praxis-Beispiel
Freelancer Leon schreibt eine Rechnung über 1.200 € netto zuzüglich 19 % USt. Da alle Pflichtangaben nach § 14 UStG, insbesondere seine Steuernummer und die exklusive Rechnungsnummer, enthalten sind, kann sein Kunde die Vorsteuer beim Finanzamt problemlos abziehen.
Zahlen & Fakten
Laut dem Statistischen Bundesamt (Destatis) werden in Deutschland jährlich über 30 Milliarden Rechnungen ausgestellt. Davon sind immer noch mehr als die Hälfte papierhaft, obwohl elektronische Rechnungen ab 2025 zur Pflicht werden (E-Rechnungspflicht B2B).
Gefahren & Warnung
Fehlt auf einer Rechnung eine der zwingenden Pflichtangaben nach § 14 Abs. 4 UStG (z. B. fortlaufende Rechnungsnummer oder genaues Leistungsdatum), versagt das Finanzamt dem Empfänger den Vorsteuerabzug. Dies führt regelmäßig zu massivem Streit mit Kunden und Zahlungsverweigerungen.
Hinweis: Diese Vorlage dient ausschließlich als Orientierungshilfe auf Basis des BGB und ersetzt keine individuelle Rechtsberatung. Bei rechtlich komplexen Situationen empfehlen wir die Hinzuziehung eines zugelassenen Rechtsanwalts.
Rechnungs-Generator
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Neu: Schnell-Ausfüllen
Testen Sie die Vorlage mit Beispieldaten und passen Sie diese dann an.
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Häufige Fragen zur Rechnungsvorlage
Nach § 14 Abs. 4 UStG muss eine Rechnung folgende Angaben enthalten: Vollständiger Name und Anschrift des Rechnungsstellers und -empfängers, Steuernummer oder USt-IdNr., Rechnungsdatum, fortlaufende Rechnungsnummer, Menge und Art der Leistung, Zeitpunkt der Leistung, Nettobetrag, Steuersatz und Steuerbetrag, Bruttobetrag. Fehlt eine Angabe, kann der Empfänger keinen Vorsteuerabzug geltend machen.