BuchhaltungKostenlos§ 14 UStG konform

Rechnungsvorlage – Kostenlos als PDF & Word (2026)

Q: Was ist die Kleinunternehmerregelung (§ 19 UStG)?

Kleinunternehmer nach § 19 UStG sind von der Umsatzsteuer befreit, wenn ihr Umsatz im Vorjahr unter 25.000 € lag und im laufenden Jahr voraussichtlich 100.000 € nicht übersteigt (ab 2025 gelten neue Schwellenwerte). Auf der Rechnung muss der Hinweis stehen: 'Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.' Es darf KEINE MwSt. ausgewiesen werden.

Q: Wie erstelle ich eine Rechnung als Freiberufler?

Als Freiberufler benötigen Sie die gleichen Pflichtangaben wie jeder Unternehmer (§ 14 UStG). Besonderheit: Sie benötigen kein Gewerbe und unterliegen nicht der Gewerbesteuer. Verwenden Sie Ihre Steuernummer oder USt-IdNr., beschreiben Sie Ihre Leistung detailliert (z.B. 'Beratung, 10 Std. à 80 €'), und wählen Sie den passenden MwSt.-Satz (19% oder 7% für bestimmte kreative Leistungen).

Q: Was ist die richtige Rechnungsnummer?

Die Rechnungsnummer muss fortlaufend und einmalig sein (§ 14 Abs. 4 Nr. 4 UStG). Es gibt keine Vorschrift zum Format – gängige Systeme sind: 'RE-2026-001', '2026/001', oder '20260001'. Wichtig: Lücken in der Nummerierung sind erlaubt, aber jede Nummer darf nur einmal vergeben werden. Tipp: Verwenden Sie ein System mit Jahrespräfix für bessere Übersicht.

Q: Wie lange muss ich Rechnungen aufbewahren?

Rechnungen müssen laut § 14b UStG und § 147 AO mindestens 10 Jahre aufbewahrt werden. Die Frist beginnt am Ende des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde. Sowohl der Rechnungssteller als auch der -empfänger sind zur Aufbewahrung verpflichtet. Elektronische Rechnungen müssen in ihrem Originalformat gespeichert werden.

Q: Kann ich eine Rechnung ohne Steuernummer ausstellen?

Grundsätzlich muss jede Rechnung eine Steuernummer oder USt-IdNr. enthalten (§ 14 Abs. 4 Nr. 2 UStG). Ausnahme: Kleinbetragsrechnungen bis 250 € brutto benötigen keine Steuernummer (§ 33 UStDV). Privatpersonen, die keine gewerbliche Tätigkeit ausüben, können eine Privatrechnung ohne Steuernummer ausstellen – diese berechtigt aber nicht zum Vorsteuerabzug.

Erstellen Sie eine professionelle Rechnung mit allen Pflichtangaben nach § 14 UStG. Geeignet für Kleinunternehmer, Freiberufler und Unternehmen. MwSt. wird automatisch berechnet – kostenlos als PDF oder Word herunterladen.

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Neu: Schnell-Ausfüllen

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Rechnungstyp*

Rechnungsnummer*

Rechnungsdatum*

Absender (Rechnungssteller) – Name / Firma*

Absender – Adresse*

Steuernummer / USt-IdNr.*

Empfänger (Rechnungsempfänger) – Name / Firma*

Empfänger – Adresse*

Leistungsdatum / Lieferdatum*

Leistungsbeschreibung*

Nettobetrag in Euro (€)*

Mehrwertsteuersatz*

Zahlungsziel (Tage)*

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Vorschau

[Rechnungssteller] [Adresse] [Steuernummer] An: [Rechnungsempfänger] [Adresse] RECHNUNG Rechnungsnummer: [Rechnungsnummer] Rechnungsdatum: [Datum] Leistungsdatum: [Datum] Sehr geehrte Damen und Herren, für die nachfolgend aufgeführten Leistungen erlaube ich mir, wie folgt abzurechnen: LEISTUNGSBESCHREIBUNG: [Leistungsbeschreibung] ───────────────────────────────────────── Nettobetrag: 0,00 € zzgl. MwSt. (19%): 0,00 € ───────────────────────────────────────── Gesamtbetrag (brutto): 0,00 € ───────────────────────────────────────── Zahlungsbedingungen: zahlbar innerhalb von 14 Tagen ohne Abzug BANKVERBINDUNG: Kontoinhaber: [Name] Bank: [Bank] IBAN: [IBAN] Bitte verwenden Sie als Verwendungszweck: [Rechnungsnummer] Vielen Dank für Ihr Vertrauen. Mit freundlichen Grüßen _______________________________ [Rechnungssteller]

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Rechnung richtig erstellen – Pflichtangaben nach § 14 UStG

Eine ordnungsgemäße Rechnung ist die Grundlage jeder Geschäftsbeziehung. Nach § 14 UStG müssen Rechnungen bestimmte Pflichtangaben enthalten, damit der Empfänger den Vorsteuerabzug geltend machen kann. Fehlende Angaben können zu Nachzahlungen und Bußgeldern führen.

Alle Pflichtangaben einer Rechnung (§ 14 Abs. 4 UStG)

Pflichtangabe	Rechtsgrundlage	Beispiel
Name & Anschrift Leistender	§ 14 Abs. 4 Nr. 1	Muster GmbH, Hauptstr. 1, 10115 Berlin
Name & Anschrift Empfänger	§ 14 Abs. 4 Nr. 1	Kunde AG, Marktplatz 5, 80331 München
Steuernr. / USt-IdNr.	§ 14 Abs. 4 Nr. 2	DE123456789
Rechnungsdatum	§ 14 Abs. 4 Nr. 3	25.02.2026
Fortlaufende Rechnungsnr.	§ 14 Abs. 4 Nr. 4	RE-2026-001
Leistungsbeschreibung	§ 14 Abs. 4 Nr. 5	Webdesign, 10 Std. à 80 €
Leistungszeitpunkt	§ 14 Abs. 4 Nr. 6	Februar 2026
Nettobetrag	§ 14 Abs. 4 Nr. 7	800,00 €
Steuersatz & Steuerbetrag	§ 14 Abs. 4 Nr. 8	19% MwSt. = 152,00 €

Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG

Kleinunternehmer sind von der Umsatzsteuer befreit, wenn ihr Vorjahresumsatz unter 25.000 € lag und im laufenden Jahr voraussichtlich 100.000 € nicht übersteigt. Auf der Rechnung muss der Hinweis stehen: "Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet." Es darf keine MwSt. ausgewiesen werden, der Empfänger kann keinen Vorsteuerabzug geltend machen.

⚠️ Häufige Fehler bei Rechnungen

Fehlende Rechnungsnummer → Kein Vorsteuerabzug möglich
Falsche MwSt.-Berechnung → Nachzahlung ans Finanzamt
Kein Leistungsdatum → Rechnung formal ungültig
Kleinunternehmer weist MwSt. aus → Muss sie ans Finanzamt abführen!
Rechnungsdatum fehlt → Kein gültiger Beleg

Rechnungsvorlage für verschiedene Berufsgruppen

Unser Generator eignet sich für alle Berufsgruppen: Freiberufler (Designer, Berater, Programmierer), Handwerker, Online-Händler, Dienstleister und Kleinunternehmer. Wählen Sie einfach den passenden Rechnungstyp aus und alle relevanten Felder werden automatisch angepasst.

💡 Tipp: Rechnungen 10 Jahre aufbewahren

Nach § 14b UStG und § 147 AO müssen Rechnungen mindestens 10 Jahre aufbewahrt werden – sowohl vom Aussteller als auch vom Empfänger. Elektronische Rechnungen müssen im Originalformat gespeichert bleiben. Ab 2025 wird die E-Rechnung im B2B-Bereich stufenweise verpflichtend.

Häufige Fragen zur Rechnungsvorlage

Welche Pflichtangaben muss eine Rechnung enthalten?

Nach § 14 Abs. 4 UStG muss eine Rechnung folgende Angaben enthalten: Vollständiger Name und Anschrift des Rechnungsstellers und -empfängers, Steuernummer oder USt-IdNr., Rechnungsdatum, fortlaufende Rechnungsnummer, Menge und Art der Leistung, Zeitpunkt der Leistung, Nettobetrag, Steuersatz und Steuerbetrag, Bruttobetrag. Fehlt eine Angabe, kann der Empfänger keinen Vorsteuerabzug geltend machen.

Was ist die Kleinunternehmerregelung (§ 19 UStG)?

Wie erstelle ich eine Rechnung als Freiberufler?

Was ist die richtige Rechnungsnummer?

Wie lange muss ich Rechnungen aufbewahren?

Kann ich eine Rechnung ohne Steuernummer ausstellen?