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Geschäftsbrief nach DIN 5008 – Aufbau & Pflichtangaben
Die DIN 5008 regelt die Gestaltung von Geschäftsbriefen in Deutschland. Ein korrekt formatierter Brief signalisiert Professionalität und passt in Standard-Fensterbriefumschläge (DIN lang / C4).
Pflichtangaben nach Rechtsform
| Rechtsform | Gesetz | Pflichtangaben |
|---|---|---|
| GmbH | § 35a GmbHG | Firma, Sitz, Registergericht, HRB-Nr., alle GF |
| UG (haftungsbeschränkt) | § 35a GmbHG | Wie GmbH + Rechtsformzusatz |
| AG | § 80 AktG | Firma, Sitz, Registergericht, HRB-Nr., Vorstand, AR-Vorsitzender |
| e.K. / Kaufmann | § 37a HGB | Firma, Ort, Registergericht, HRA-Nr. |
| Freiberufler | — | Keine gesetzlichen Pflichtangaben |
💡 Tipp: Fensterbriefumschlag beachten
Damit Ihr Brief korrekt im Fensterbriefumschlag erscheint, muss das Anschriftfeld an der richtigen Position stehen: Form A (4,5 cm von oben) oder Form B (5 cm von oben). Die Anschrift selbst sollte maximal 6 Zeilen lang sein.
Praxis-Beispiel
Die Handels-GmbH verschickt eine formale Projektübersicht an ihre neuen asiatischen Zulieferer. Da dieser klassische Geschäftsbrief die zwingenden Pflichtangaben nach § 35a GmbHG enthält – darunter das zuständige Amtsgericht, die Handelsregisternummer und den vollen Geschäftsführer-Namen – agiert die GmbH absolut rechtskonform.
Zahlen & Fakten
In Deutschland regeln das teils veraltete HGB und das GmbH-Gesetz die extrem strengen formalen Anforderungen an die geschäftliche Korrespondenz. Abermillionen von Geschäfts-Mails erfüllen oft nicht die Basics der Pflichtangaben und sind damit das gefundene Fressen für Abmahnvereine.
Gefahren & Warnung
Ignorieren Sie niemals die extrem strengen Formvorgaben! Fehlende Pflichtangaben auf Geschäftsbriefen (dazu zählten laut Rechtssprechung übrigens auch alle offiziellen geschäftliche E-Mail Signaturen!) können nicht nur sofort tausend Euro schwere wettbewerbsrechtliche Abmahnungen nach sich ziehen, sondern vom Registergericht auch mit Straf-Zwangsgeldern geahndet werden.
Hinweis: Diese Vorlage dient ausschließlich als Orientierungshilfe auf Basis des BGB und ersetzt keine individuelle Rechtsberatung. Bei rechtlich komplexen Situationen empfehlen wir die Hinzuziehung eines zugelassenen Rechtsanwalts.
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Häufige Fragen zum Geschäftsbrief
Was ist die DIN 5008 und warum ist sie wichtig?
Die DIN 5008 ist eine Norm des Deutschen Instituts für Normung, die Schreib- und Gestaltungsregeln für die Textverarbeitung festlegt. Sie regelt das Layout von Geschäftsbriefen: Seitenränder (links 2,5 cm, rechts min. 1 cm), Schriftgröße (10-12 pt), Zeilenabstände und die Position von Anschrift, Datum und Betreff. Ein nach DIN 5008 formatierter Brief wirkt professionell und passt in Fensterbriefumschläge.
Welche Pflichtangaben muss ein Geschäftsbrief einer GmbH enthalten?
Laut § 35a GmbHG muss jeder Geschäftsbrief einer GmbH enthalten: Vollständige Firma (inkl. Rechtsformzusatz ‘GmbH’), Sitz der Gesellschaft, Registergericht und Handelsregister-Nummer (HRB), Name aller Geschäftsführer (bei mehreren: alle!). Optional aber empfohlen: Steuernummer, USt-IdNr., Bankverbindung. Fehlen Pflichtangaben, drohen Ordnungsgelder.
Wie formatiere ich einen Geschäftsbrief nach DIN 5008?
Die wichtigsten Formatierungsregeln nach DIN 5008: Seitenränder links 2,5 cm, rechts mind. 1 cm, oben und unten je 2 cm. Schriftart: serifenlose Schrift (z.B. Arial) in 10-12 pt. Das Anschriftfeld beginnt bei 4,5 cm (Form A) oder 5 cm (Form B) von oben. Der Betreff steht 2 Leerzeilen nach der Anschrift, fettgedruckt ohne ‘Betreff:’ davor. Eine Leerzeile nach dem Betreff folgt die Anrede.
Was ist der Unterschied zwischen Geschäftsbrief und Privatbrief?
Ein Geschäftsbrief wird im geschäftlichen Verkehr zwischen Unternehmen oder zwischen Unternehmen und Kunden verwendet und unterliegt rechtlichen Pflichtangaben (§ 35a GmbHG, § 37a HGB). Ein Privatbrief hat keine gesetzlichen Formvorschriften. Geschäftsbriefe müssen zudem nach GoB aufbewahrt werden (6-10 Jahre), während für Privatbriefe keine Aufbewahrungspflicht besteht.
Muss ich ‘Betreff:’ vor den Betreff schreiben?
Nein, nach der aktuellen DIN 5008 wird das Wort ‘Betreff:’ NICHT mehr vor die Betreffzeile geschrieben. Der Betreff wird einfach fett formatiert und steht 2 Leerzeilen unter dem Datum. Diese Regelung gilt seit der Überarbeitung der DIN 5008. Unser Generator formatiert dies automatisch korrekt.
Welche Grußformel ist für einen Geschäftsbrief angemessen?
‘Mit freundlichen Grüßen’ ist der Standard für formelle Geschäftsbriefe. ‘Freundliche Grüße’ ist etwas weniger formell, aber ebenfalls professionell. ‘Hochachtungsvoll’ gilt als veraltet und sollte vermieden werden. Bei bereits bestehender Geschäftsbeziehung ist ‘Mit besten Grüßen’ eine gute Wahl. Nach der Grußformel folgt KEIN Komma (nach DIN 5008).