Erstellen Sie einen vollständigen Bewirtungsbeleg nach § 4 Abs. 5 Nr. 2 EStG für Ihr Geschäftsessen. Mit automatischer Berechnung des steuerlich abzugsfähigen Anteils (70%). Alle Pflichtangaben für Finanzamt und Steuerberater – kostenlos als PDF herunterladen und ausdrucken.
Bewirtungsbeleg korrekt ausfüllen – Steuerrecht § 4 EStG
Der Bewirtungsbeleg ist die steuerliche Grundlage für den Abzug von Geschäftsessen als Betriebsausgaben. Ohne vollständig ausgefüllten Bewirtungsbeleg erkennt das Finanzamt die Kosten nicht an – selbst wenn die Restaurantrechnung vorliegt. Der Bewirtungsbeleg muss zusammen mit der Originalrechnung aufbewahrt werden.
💰 Steuerliche Abzugsfähigkeit von Bewirtungskosten
70%
Abzugsfähig als Betriebsausgabe
§ 4 Abs. 5 Nr. 2 EStG
30%
Nicht abzugsfähig (privater Anteil)
Gilt als nicht abzugsfähige Betriebsausgabe
Alle Pflichtangaben des Bewirtungsbelegs
| Pflichtangabe | Rechtsgrundlage | Hinweis |
|---|---|---|
| Datum der Bewirtung | § 4 Abs. 5 Nr. 2 EStG | Exakt, nicht nachträglich ändern |
| Restaurant mit Adresse | § 4 Abs. 5 Nr. 2 EStG | Muss zur Restaurantrechnung passen |
| Namen aller Teilnehmer | § 4 Abs. 5 Nr. 2 EStG | Inkl. Firma/Funktion – Vorname genügt nicht |
| Geschäftlicher Anlass | § 4 Abs. 5 Nr. 2 EStG | Konkret! “Kundenpflege” reicht nicht |
| Rechnungsbetrag + Trinkgeld | § 4 Abs. 5 Nr. 2 EStG | Getrennt ausweisen |
| Unterschrift Gastgeber | § 4 Abs. 5 Nr. 2 EStG | Eigenhändig, zeitnah zur Bewirtung |
| Originalrechnung (Anlage) | R 4.10 EStR | Kassenbon reicht – muss beiliegen |
Vorsteuerabzug bei Bewirtungskosten
Umsatzsteuerlich können Sie die Vorsteuer auf 70% der Bewirtungskosten geltend machen (§ 15 Abs. 1a UStG). Die Vorsteuer auf die restlichen 30% ist nicht abzugsfähig. Voraussetzung: Die Restaurantrechnung enthält alle Pflichtangaben nach § 14 UStG und überschreitet 250 € brutto, wenn sie als Vollrechnung anerkannt werden soll.
⚠️ Häufige Fehler beim Bewirtungsbeleg
- Anlass zu vage → “Kundenpflege” oder “Geschäftsessen” werden abgelehnt
- Nur Vornamen der Teilnehmer → Firmenname und Funktion erforderlich
- Bewirtungsbeleg ohne Restaurantrechnung → Allein nicht anerkannt
- Fehlende Unterschrift → Finanzamt erkennt Beleg nicht an
- Nachträgliches Ausfüllen → Kann als Steuerhinterziehung gewertet werden
- Restaurantrechnung verloren → Kein Betriebsausgabenabzug möglich
💡 Tipp: Bewirtungsbeleg sofort nach dem Essen ausfüllen
Füllen Sie den Bewirtungsbeleg direkt nach dem Geschäftsessen aus – im Restaurant oder unmittelbar danach. So sind alle Angaben frisch im Gedächtnis und das Finanzamt kann keine Zweifel an der Korrektheit äußern. Heften Sie den Bewirtungsbeleg zusammen mit dem Original-Kassenbon ab und archivieren Sie beide Dokumente 10 Jahre (§ 147 AO).
Praxis-Beispiel
Geschäftsführer Tobias lädt einen wichtigen Serverkunden zum Business-Essen ein (120 €). Er füllt noch im Restaurant vor dem Kellner die Rückseite des maschinellen Bewirtungsbelegs sorgfältig aus: Anlass ‘Projektbesprechung Cloud-Infrastruktur’, Teilnehmer ‘Müller, Schmidt’, Datum und Unterschrift. So können 70 % der Essen-Kosten steuerlich korrekt geltend gemacht werden.
Zahlen & Fakten
Bewirtungskosten gehören zu den am strengsten und intensivsten geprüften Ausgabenpositionen bei jeder Betriebsprüfung (§ 4 Abs. 5 EStG). Experten schätzen, dass fast 30 % aller eingereichten Bewirtungsbelege aufgrund stümperhafter formaler Fehler (z. B. fehlende Namensnennung) steuerlich sofort aberkannt werden.
Gefahren & Warnung
Ein normaler maschineller Kassenbon aus dem Restaurant reicht als Bewirtungsbeleg für das Finanzamt niemals aus! Wenn der Bewirtungs-Anlass (wichtig: ‘Arbeitsessen’ genügt als Begriff nicht!), die teilnehmenden Personen oder Ihre Originalunterschrift am Ende fehlen, streicht jeder Prüfer sofort den gesamten steuerlichen Abzug.
Hinweis: Diese Vorlage dient ausschließlich als Orientierungshilfe auf Basis des BGB und ersetzt keine individuelle Rechtsberatung. Bei rechtlich komplexen Situationen empfehlen wir die Hinzuziehung eines zugelassenen Rechtsanwalts.
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Häufige Fragen zum Bewirtungsbeleg
Was sind die Pflichtangaben auf einem Bewirtungsbeleg?
Ein Bewirtungsbeleg nach § 4 Abs. 5 Nr. 2 EStG muss folgende Angaben enthalten: 1) Ort und Tag der Bewirtung, 2) Teilnehmer der Bewirtung mit Namen und Firma, 3) Anlass der Bewirtung (geschäftlicher Grund, Gesprächsthema), 4) Höhe der Aufwendungen (Rechnungsbetrag + Trinkgeld getrennt), 5) Unterschrift des bewirtenden Unternehmers. Außerdem muss die Originalrechnung des Restaurants beiliegen – ein Bewirtungsbeleg allein ohne Kassenbon reicht nicht aus.
Wie viel Prozent einer Bewirtung kann ich steuerlich absetzen?
Geschäftliche Bewirtungskosten sind zu 70% als Betriebsausgaben abzugsfähig (§ 4 Abs. 5 Nr. 2 EStG). Die restlichen 30% sind nicht abzugsfähig – das gilt als ‘nicht abzugsfähige Betriebsausgabe’. Beispiel: Bewirtungskosten 200 € → 140 € Betriebsausgabe (steuermindernd), 60 € nicht abzugsfähig. Die Umsatzsteuer auf die abzugsfähigen 70% kann als Vorsteuer abgezogen werden (§ 15 Abs. 1a UStG), vorausgesetzt der Bewirtungsbeleg ist vollständig.
Muss ich das Trinkgeld auf dem Bewirtungsbeleg angeben?
Ja, Trinkgeld muss separat auf dem Bewirtungsbeleg vermerkt werden, auch wenn es nicht auf der Restaurantrechnung erscheint. Das Trinkgeld wird zu den Bewirtungskosten hinzugerechnet und ist ebenfalls zu 70% abzugsfähig. Der Gesamtbetrag (Rechnung + Trinkgeld) ist als ‘Gesamtbetrag der Aufwendungen’ anzugeben. Bei Barzahlung des Trinkgelds empfiehlt sich ein handschriftlicher Vermerk auf der Restaurantrechnung.
Reicht ein digitaler Kassenbon als Bewirtungsnachweis?
Ja, seit der GoBD-Richtlinie sind auch digitale Belege grundsätzlich zulässig. Wichtig: Der digitale Kassenbon muss lesbar und unveränderbar archiviert werden (z.B. als PDF). Allerdings: Ein Bewirtungsbeleg allein – ob digital oder analog – genügt nicht. Es muss immer auch die Originalrechnung des Restaurants vorliegen und dem Bewirtungsbeleg zugeordnet sein. Bei vielen Betriebsprüfungen wird auf Vollständigkeit geachtet.
Was gilt als geschäftlicher Anlass für eine Bewirtung?
Ein geschäftlicher Anlass muss konkret und nachvollziehbar sein. Akzeptiert werden: Vertragsverhandlungen, Kundenbesuche, Kooperationsgespräche, Jahresgespräche mit Kunden/Lieferanten, Geschäftsanbahnung. Nicht ausreichend sind allgemeine Angaben wie ‘Kundenpflege’ oder ‘Geschäftsessen’ ohne konkreten Inhalt. Der Anlass sollte das besprochene Thema und den geschäftlichen Zweck klar beschreiben, z.B. ‘Verhandlung Rahmenvertrag 2026, Besprechung Lieferkonditionen und Mengenrabatte’.
Welche Restaurantrechnungen müssen Mindestanforderungen erfüllen?
Restaurantrechnungen über 250 € brutto müssen den vollen Anforderungen einer Kleinbetragsrechnung genügen (§ 33 UStDV): Aussteller (Restaurant), Rechnungsdatum, Leistungsbeschreibung und Entgelt, MwSt.-Satz. Bei Rechnungen über 250 € müssen zusätzlich der Empfänger (Bewirtender), Steuernummer oder USt-IdNr. des Restaurants, Rechnungsnummer und Zahlbetrag separat ausgewiesen sein. Achten Sie darauf, dass das Restaurant alle Pflichtangaben ausweist.