BuchhaltungKostenlos§ 632a BGB konform

Abschlagsrechnung Muster – Kostenlos als PDF & Word (2026)

Q: Was ist der Unterschied zwischen Abschlagsrechnung und Anzahlungsrechnung?

Der entscheidende Unterschied liegt im Zeitpunkt der Leistung: Eine Abschlagsrechnung wird ausgestellt, nachdem Leistungen bereits erbracht wurden – sie dokumentiert vollendete Teilleistungen. Eine Anzahlungsrechnung hingegen wird vor Leistungsbeginn ausgestellt und fordert eine Vorauszahlung. Steuerrechtlich behandelt das Finanzamt beide unterschiedlich: Bei der Anzahlung entsteht die Umsatzsteuerpflicht bereits mit Zahlungseingang, bei der Abschlagsrechnung mit Ausstellung der Rechnung.

Q: Welche Pflichtangaben muss eine Abschlagsrechnung haben?

Eine Abschlagsrechnung muss dieselben Pflichtangaben wie eine normale Rechnung nach § 14 Abs. 4 UStG enthalten: vollständiger Name und Anschrift von Leistungserbringer und -empfänger, Steuernummer oder USt-IdNr., Rechnungsdatum, fortlaufende Rechnungsnummer, Beschreibung der bisher erbrachten Leistungen, Leistungszeitraum, Nettobetrag, MwSt.-Satz und -Betrag, Bruttobetrag. Zusätzlich sollte die Auftragsnummer und eine Kennzeichnung als 'Abschlagsrechnung' enthalten sein.

Q: Wie wird die Schlussrechnung nach Abschlagsrechnungen erstellt?

Die Schlussrechnung listet den Gesamtauftragswert auf und verrechnet alle bereits bezahlten Abschlagsrechnungen. Beispiel: Auftragswert brutto 11.900 € – 1. Abschlag 2.380 € – 2. Abschlag 4.165 € = Restbetrag 5.355 €. Wichtig: In der Schlussrechnung müssen alle Abschlagsrechnungen mit Rechnungsnummer und Datum aufgeführt sein. Nur der verbleibende Restbetrag wird noch erhoben.

Q: Wie viele Abschlagsrechnungen darf ich stellen?

Das Gesetz schreibt keine maximale Anzahl vor. Laut § 632a BGB können Abschläge für in sich abgeschlossene Teile des Werks verlangt werden. In der Praxis werden Meilensteine vereinbart (z.B. nach bestimmten Fertigstellungsgraden wie 25%, 50%, 75%). Im Bauwesen werden Abschlagszahlungen häufig in der VOB/B geregelt. Es ist empfehlenswert, die geplanten Abschlagszahlungen bereits im Vertrag festzulegen.

Q: Wann muss der Auftraggeber eine Abschlagsrechnung bezahlen?

Nach § 632a Abs. 1 BGB kann der Unternehmer Abschlagszahlungen verlangen, wenn er vertragsgemäße Leistungen erbracht hat. Der Auftraggeber ist verpflichtet, innerhalb der vereinbarten Frist zu zahlen (üblich: 14–30 Tage). Bei fehlender Vereinbarung gilt § 271 BGB: die Zahlung ist sofort fällig. Verweigert der Auftraggeber unbegründet die Zahlung, kann der Unternehmer die Weiterarbeit nach Setzung einer angemessenen Nachfrist einstellen.

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Abschlagsrechnung richtig erstellen – Alles zu § 632a BGB

Die Abschlagsrechnung ist ein unverzichtbares Instrument für Handwerker, Bauunternehmen und Dienstleister bei längerfristigen Projekten. Sie ermöglicht es, während der Projektlaufzeit für erbrachte Teilleistungen Zahlung zu verlangen – und schützt so vor Liquiditätsproblemen. Rechtsgrundlage ist § 632a BGB, der bei Werkverträgen ausdrücklich Abschlagszahlungen erlaubt.

Abschlagsrechnung vs. Schlussrechnung – Der Unterschied

Merkmal	Abschlagsrechnung	Schlussrechnung
Zeitpunkt	Während des Projekts	Nach vollständiger Fertigstellung
Inhalt	Erbrachte Teilleistungen	Gesamtleistung abzgl. Abschläge
Rechtsgrundlage	§ 632a BGB	§ 641 BGB
Anzahl	Mehrere möglich	Genau eine (am Schluss)
Abrechnung	Eigenständige Teilforderung	Verrechnet alle Abschläge

So funktioniert die Schlussrechnung nach Abschlägen

Die Schlussrechnung verrechnet alle geleisteten Abschlagszahlungen. Das Prinzip:

Gesamtauftragswert (brutto): 11.900,00 €

./. 1. Abschlag (ABR-2026-001): −2.380,00 €

./. 2. Abschlag (ABR-2026-002): −4.165,00 €

Noch zu zahlender Restbetrag: 5.355,00 €

⚠️ Häufige Fehler bei Abschlagsrechnungen

Keine Referenz zur Auftragsnummer → Zuordnung für Auftraggeber unklar
Abschlag ohne erbrachte Leistung → Unzulässig nach § 632a BGB
MwSt. nicht korrekt ausgewiesen → Kein Vorsteuerabzug für Auftraggeber
Schlussrechnung vergisst Abschläge → Doppelzahlung oder Streit
Fehlende Leistungsbeschreibung → Auftraggeber kann Zahlung verweigern

Abschlagsrechnung im Handwerk – Besonderheiten

Im Handwerk und Bauwesen werden Abschlagsrechnungen häufig nach der VOB/B (Vergabe- und Vertragsordnung für Bauleistungen) abgerechnet. Nach § 16 Nr. 1 VOB/B sind Abschlagszahlungen innerhalb von 21 Tagen nach Zugang der Aufstellung zu leisten. Die erbrachten Leistungen müssen durch einenAufmaß (Mengenermittlung) belegt werden. Empfehlenswert ist es, dem Kunden bei jeder Abschlagsrechnung einen aktuellen Projektfortschrittsbericht beizulegen.

💡 Tipp: Abschlagszahlungen im Vertrag festlegen

Legen Sie bereits im Werkvertrag die Abschlagsmeilensteine fest – z.B. 30% nach Rohbau, 50% nach Innenausbau, 15% nach Fertigstellung, 5% nach Mängelfreiheit. So haben beide Parteien klare Erwartungen und Zahlungsstreitigkeiten werden vermieden. Nutzen Sie dazu auch unsere Auftragsbestätigung Vorlage.

Praxis-Beispiel

Handwerker Bernd P. hat den Rohbau fertiggestellt und schickt eine Abschlagsrechnung über die bisher erbrachte Teilleistung von 15.000 €. Die spätere Schlussrechnung wird diese gezahlten Abschläge explizit abziehen, sodass die Umsatzsteuer für das Gesamtprojekt am Ende auf den Cent genau stimmt.

Zahlen & Fakten

Vor allem im Bau- und Handwerksgewerbe sind Abschlagszahlungen zur Existenzsicherung enorm wichtig. Laut dem Zentralverband des Deutschen Handwerks (ZDH) arbeiten fast 80 % der Betriebe bei Großprojekten mit Abschlagsrechnungen, um Materialkosten und Löhne vorzufinanzieren.

Gefahren & Warnung

Zahlt ein Kunde eine vereinbarte Abschlagsrechnung nicht, steht dem Unternehmer ein Leistungsverweigerungsrecht für die restlichen Arbeiten zu (§ 320 BGB). Für Abschlagsrechnungen gelten steuerlich exakt dieselben strengen Formvorschriften (z.B. Rechnungsnummernfolge) nach § 14 UStG wie für normale Rechnungen.

Stand: April 2026BGB-basiert⚖️ Kein Ersatz für Rechtsberatung

Hinweis: Diese Vorlage dient ausschließlich als Orientierungshilfe auf Basis des BGB und ersetzt keine individuelle Rechtsberatung. Bei rechtlich komplexen Situationen empfehlen wir die Hinzuziehung eines zugelassenen Rechtsanwalts.

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Projekt / Auftragsbeschreibung*

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Erbrachte Leistungen (Abschlag)*

Nettobetrag Abschlag (€)*

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Vorschau

[Rechnungssteller] [Adresse] [Steuernummer] An: [Auftraggeber] [Adresse] ABSCHLAGSRECHNUNG – [Abschlag Nr.] Rechnungsnummer: [Rechnungsnummer] Rechnungsdatum: [Datum] Auftragsnummer: [Auftragsnummer] Leistungszeitraum: [Zeitraum] Projekt: [Projektbeschreibung] Sehr geehrte Damen und Herren, für die im Leistungszeitraum [Zeitraum] erbrachten Leistungen berechnen wir gemäß § 632a BGB wie folgt: ERBRACHTE LEISTUNGEN (Abschlag): [Leistungsbeschreibung] ───────────────────────────────────────── Nettobetrag: 0,00 € zzgl. MwSt. (19%): 0,00 € ───────────────────────────────────────── Gesamtbetrag (brutto): 0,00 € ───────────────────────────────────────── Zahlungsbedingungen: zahlbar innerhalb von 14 Tagen ohne Abzug BANKVERBINDUNG: Kontoinhaber: [Name] Bank: [Bank] IBAN: [IBAN] Verwendungszweck: [Rechnungsnummer] / [Auftragsnummer] Hinweis: Dies ist eine Abschlagsrechnung gemäß § 632a BGB. Die Schlussrechnung folgt nach vollständiger Fertigstellung der Leistungen. Mit freundlichen Grüßen _______________________________ [Rechnungssteller]

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Häufige Fragen zur Abschlagsrechnung

Was ist eine Abschlagsrechnung und wann ist sie erlaubt?

Eine Abschlagsrechnung (auch Teilrechnung) ist eine Zwischenrechnung für bereits erbrachte Teilleistungen eines größeren Auftrags. Sie ist nach § 632a BGB erlaubt, wenn ein Werkvertrag vorliegt und die Leistungen bereits erbracht oder die Materialien geliefert wurden. Abschlagsrechnungen sind besonders im Handwerk, Bauwesen und bei langfristigen Projekten üblich. Am Ende folgt die Schlussrechnung, die alle Abschläge verrechnet.

Was ist der Unterschied zwischen Abschlagsrechnung und Anzahlungsrechnung?

Welche Pflichtangaben muss eine Abschlagsrechnung haben?

Wie wird die Schlussrechnung nach Abschlagsrechnungen erstellt?

Wie viele Abschlagsrechnungen darf ich stellen?

Wann muss der Auftraggeber eine Abschlagsrechnung bezahlen?