BuchhaltungKostenlos§ 14 UStG konform

Anzahlungsrechnung Muster – Kostenlos als PDF & Word (2026)

Q: Muss ich auf eine Anzahlung sofort MwSt. abführen?

Ja. Nach § 13 Abs. 1 Nr. 1a UStG (Sollversteuerung) entsteht die Umsatzsteuerschuld für Anzahlungen bereits im Voranmeldungszeitraum, in dem die Zahlung vereinnahmt wurde – unabhängig davon, wann die Leistung erbracht wird. Das bedeutet: Erhalten Sie im März eine Anzahlung von 1.190 € (inkl. 19% MwSt.), müssen Sie 190 € im März-Umsatzsteuer-Voranmeldezeitraum ans Finanzamt melden und abführen.

Q: Welche Pflichtangaben muss eine Anzahlungsrechnung enthalten?

Eine Anzahlungsrechnung muss dieselben Pflichtangaben wie eine normale Rechnung nach § 14 Abs. 4 UStG enthalten: vollständiger Name und Anschrift beider Parteien, Steuernummer oder USt-IdNr., Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, Beschreibung der noch zu erbringenden Leistung (Projekt/Auftrag), Anzahlungsbetrag, MwSt.-Satz und -Betrag, Bruttobetrag. Die Rechnung sollte als 'Anzahlungsrechnung' gekennzeichnet sein.

Q: Wie wird die Anzahlung in der Schlussrechnung verrechnet?

In der Schlussrechnung nach vollständiger Leistungserbringung wird die geleistete Anzahlung abgezogen. Beispiel: Gesamtauftrag 10.000 € netto + 19% MwSt. = 11.900 € brutto. Geleistete Anzahlung: 3.570 € brutto. Restbetrag: 8.330 €. Wichtig: In der Schlussrechnung muss die Anzahlungsrechnung mit Rechnungsnummer und Datum aufgeführt werden. Die MwSt. wird auf den Gesamtbetrag berechnet und die bereits entrichtete MwSt. der Anzahlung gegengerechnet.

Q: Darf ich eine Anzahlung verlangen?

Grundsätzlich ja, wenn dies vertraglich vereinbart wurde. Eine gesetzliche Pflicht des Kunden zur Anzahlungsleistung ohne vertragliche Grundlage gibt es nicht. Im Kaufrecht (BGB) gilt: Die Zahlung ist erst bei oder nach Lieferung fällig. Deshalb sollten Anzahlungen ausdrücklich im Angebot, Auftragsbestätigung oder Werkvertrag vereinbart werden. Bei kundenindividuellen Produktionen (Maßanfertigungen) ist eine Anzahlung marktüblich und rechtlich gut begründbar.

Q: Was passiert mit der Anzahlung, wenn der Auftrag storniert wird?

Das hängt von der vertraglichen Vereinbarung und dem Zeitpunkt der Stornierung ab. Ohne besondere Vereinbarung gilt: Hat der Auftragnehmer noch keine Leistungen erbracht und kein Material beschafft, kann der Auftraggeber die vollständige Rückerstattung verlangen. Hat der Auftragnehmer bereits Aufwendungen gehabt, kann er diese einbehalten. Empfehlenswert: Klare Stornierungsklauseln im Vertrag, z.B. 'Bei Stornierung bis 4 Wochen vor Liefertermin: 20% der Anzahlung einbehalten.'

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Neu: Schnell-Ausfüllen

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Rechnungsnummer*

Rechnungsdatum*

Absender – Name / Firma*

Absender – Adresse*

Steuernummer / USt-IdNr.*

Empfänger – Name / Firma*

Empfänger – Adresse*

Auftragsnummer / Bestellnummer*

Projekt / Leistungsbeschreibung*

Anzahlungshöhe*

Gesamtauftragswert Netto (€)*

Anzahlungsbetrag Netto (€)*

Mehrwertsteuersatz*

Zahlungsziel*

Bank / Kreditinstitut*

IBAN*

BIC (optional)

Vorschau

[Rechnungssteller] [Adresse] [Steuernummer] An: [Rechnungsempfänger] [Adresse] ANZAHLUNGSRECHNUNG Rechnungsnummer: [Rechnungsnummer] Rechnungsdatum: [Datum] Auftragsnummer: [Auftragsnummer] Sehr geehrte Damen und Herren, gemäß unserem Auftrag Nr. [Auftragsnummer] bitten wir Sie um Zahlung folgender Anzahlung vor Leistungsbeginn: AUFTRAG: [Projektbeschreibung] ANZAHLUNGSPOSITION: Anzahlung auf den vereinbarten Gesamtauftragswert ───────────────────────────────────────── Anzahlung (netto): 0,00 € zzgl. MwSt. (19%): 0,00 € ───────────────────────────────────────── Anzahlungsbetrag (brutto): 0,00 € ───────────────────────────────────────── Zahlungsbedingungen: zahlbar innerhalb von 14 Tagen ohne Abzug Bitte überweisen Sie den Anzahlungsbetrag bis zum vereinbarten Termin. Die Leistungserbringung beginnt nach Zahlungseingang. BANKVERBINDUNG: Kontoinhaber: [Name] Bank: [Bank] IBAN: [IBAN] Verwendungszweck: [Rechnungsnummer] / [Auftragsnummer] Hinweis: Diese Rechnung weist eine Anzahlung aus. Die endgültige Abrechnung erfolgt nach Fertigstellung mit der Schlussrechnung, auf der diese Anzahlung verrechnet wird. Mit freundlichen Grüßen _______________________________ [Rechnungssteller]

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Anzahlungsrechnung richtig ausstellen – So geht es

Die Anzahlungsrechnung ist eine spezielle Form der Rechnung, die vor Erbringung der Leistung gestellt wird. Sie sichert den Auftragnehmer finanziell ab und zeigt dem Auftraggeber, wie viel Vorauszahlung erwartet wird. Steuerrechtlich ist die korrekte Behandlung von Anzahlungen entscheidend – die Umsatzsteuerpflicht entsteht bereits mit Zahlungseingang (§ 13 Abs. 1 Nr. 1a UStG).

Anzahlungsrechnung, Abschlagsrechnung und Schlussrechnung im Vergleich

Merkmal	Anzahlungsrechnung	Abschlagsrechnung	Schlussrechnung
Zeitpunkt	Vor der Leistung	Während der Leistung	Nach vollständiger Leistung
Leistungsstand	Noch nicht begonnen	Teilweise erbracht	Vollständig erbracht
MwSt.-Entstehung	Bei Zahlungseingang	Bei Rechnungsstellung	Bei Abnahme/Lieferung
Verrechnung	In der Schlussrechnung	In der Schlussrechnung	Endabrechnung

So rechnen Sie die Schlussrechnung ab

In der Schlussrechnung wird die gezahlte Anzahlung verrechnet. Beispiel:

Gesamtauftragswert (netto): 12.000,00 €

zzgl. 19% MwSt.: 2.280,00 €

Gesamtbetrag (brutto): 14.280,00 €

./. Geleistete Anzahlung (ANZ-001): -4.284,00 €

Noch zu zahlender Restbetrag: 9.996,00 €

⚠️ Häufige Fehler bei Anzahlungsrechnungen

MwSt. nicht in der Voranmeldung erfasst → Nachzahlung + Verzugszinsen
Anzahlung nicht in der Schlussrechnung verrechnet → Doppelzahlung durch Kunden
Keine Referenz zum Auftrag → Zuordnung unklar
Anzahlung ohne vertragliche Vereinbarung → Keine Zahlungspflicht des Kunden
Falsche Kennzeichnung → Steuerrechtliche Probleme bei der Voranmeldung

💡 Tipp: Anzahlungen im Angebot festlegen

Legen Sie bereits in Ihrem Angebot oder der Auftragsbestätigung fest, dass eine Anzahlung erforderlich ist (z.B. "30% Anzahlung bei Auftragserteilung"). So ist die Zahlungspflicht vertraglich verankert und Sie können die Anzahlungsrechnung sofort nach Auftragserteilung stellen.

Häufige Fragen zur Anzahlungsrechnung

Was ist der Unterschied zwischen Anzahlungsrechnung und Abschlagsrechnung?

Eine Anzahlungsrechnung wird vor Leistungsbeginn ausgestellt und fordert eine Vorauszahlung (Vorkasse). Die Leistung ist noch nicht erbracht. Eine Abschlagsrechnung nach § 632a BGB hingegen wird während der Leistungserbringung ausgestellt und dokumentiert bereits erbrachte Teilleistungen. Steuerrechtlich ist der Unterschied bedeutend: Bei Anzahlungen entsteht die Umsatzsteuerpflicht bereits mit Zahlungseingang (§ 13 Abs. 1 Nr. 1a UStG), bei Abschlagsrechnungen mit Rechnungsstellung.

Muss ich auf eine Anzahlung sofort MwSt. abführen?

Welche Pflichtangaben muss eine Anzahlungsrechnung enthalten?

Wie wird die Anzahlung in der Schlussrechnung verrechnet?

Darf ich eine Anzahlung verlangen?

Was passiert mit der Anzahlung, wenn der Auftrag storniert wird?